На что нужно обратить внимание организатору любого мероприятия?

У вас запланирован бизнес-тренинг, выставка, конференция, форум (и далее по списку словаря синонимов), но вы не знаете на что обратить внимание? Расскажем, что действительно важно при подготовке любого мероприятия. Универсальные советы начинающему организатору.

Don’t worry, be happy. Хотя бы внешне

Существует так называемое правило «Утиного лица» (The Duck Face Rule). Нужно сразу уточнить — это совсем не популярное нынче в Инстаграме фото с максимально объемными губами. Правило «Утиного лица» предполагает, что вы всегда должны выглядеть спокойно, что бы ни творилось у вас на душе. «Над водой» все спокойно, а «под водой» вы со всех сил гребете лапками, чтобы не утонуть. Также иногда этот прием называется «покер-фейс» — от названия известной карточной игры.

Так вот, сохранение невозмутимости, хотя бы внешней, — главное правило организатора любого мероприятия, особенно бизнес-формата. Никогда не бывает так, что все складывается идеально. Но ваша команда, а главное — ваши партнеры и гости, должны знать, что все якобы так и надо и вы контролируете процесс. Иначе хаос усилится многократно и ничего не удастся спасти.

Планируй то, планируй это

А теперь совет от Капитана Очевидность — планируйте все, даже то, что запланировать, казалось бы, невозможно. Используйте шаблоны Google, специальные программы типа Asana, Trello, Podio, GanttPro, Teamweek, даже просто Excel. Но для начала определитесь с тем, что для вас первично. Грубо говоря — зачем и для кого вы проводите свое мероприятие. Вам нужно освоить бюджет? Собрать деньги на что-то? Поделиться знаниями? Заявить о себе миру? Поблагодарить партнеров? Сделать рекламу продукта? И т.п. Вопросов может быть много, но ответ должен быть один. Как только вы определитесь с основной целью, то сможете заняться все остальным — от формата, места и времени мероприятия до составления общей сметы.

Главное — все должно работать на цель. Особенно это касается подводной жизни мероприятия (и снова вспоминаем уточку). Логистика, состав участников, рассадка, питание, развлечения в перерывах, даже работа туалетов — важно все. Мелочей здесь не бывает. Подготовьте полный список всех задач с ответственными по каждой позиции и обговорите все функции лично с каждым. Не оставляйте все на последний момент с мыслью — «разрулим на месте». Да, может и разрулите, но с гораздо большими энерго- и психозатратами, чем если бы вы все сделали заранее. При планировании главный ресурс — это время. Учтите, что у нас всех российский менталитет и вас окружают люди такие же как вы. Поэтому не надейтесь, что Василий Хренов, отвечающий за звук и музыку на мероприятии сделает всю работу сильно заранее. Нет, от начнет ее делать ровно в тот момент, когда вы у него спросите — «а разве еще не готово?». Соответственно ставьте все дедлайны как минимум за треть от времени, которое необходимо для выполнения задания.

В идеале, конечно сделать полный прогон мероприятия. Но такое возможно далеко не всегда, так что просто составьте чек-лист, по которому обязательно пройдитесь со всей командой. В итоге, не должно остаться пустых позиций. А если они есть — срочно решайте вопрос здесь и сейчас.

Утром деньги, вечером стулья

Планируйте бюджет с запасом. В идеале — заплатить за все заранее и уже не переживать, что стоимость товаров, аренды, обслуживания вдруг резко изменится. Есть договор, в котором все прописано. И если вдруг к вам по ходу мероприятия подойдет арендодатель с требованием заплатить вооон за те стулья в углу, вы смело сможете ему сказать, что все было оговорено в договоре и за все уже заплачено, так что сейчас «гуляй, Вася» и не мешай наслаждаться плодами праведных трудов. Но это работает только в том случае, если все действительно было оговорено в документе. Так что сразу озаботьтесь поиском хорошего юриста, желательно вечно находящегося в плохом настроении. Хороший юрист — вредный юрист. Он выпьет всю вашу кровь на стадии подготовки договора, так что другая сторона не сможет вытянуть из вас ни капли и благополучно ретируется со всеми своими претензиями.

Но в любом случае имейте запас на непредвиденные расходы. Сломалась машина, техника в зале, заболел важный сотрудник, ваш завхоз нечаянно выпил весь банкетный алкоголь... Может быть все. И на восполнение таких ресурсов нужно заранее иметь определенную подушку.

А чего вы тут делаете, а?

Вспоминаем мальчика с сачком из «Добро пожаловать...» и не забываем про рекламу мероприятия. Вы уже должны досконально знать свою аудиторию еще на этапе постановки цели — именно она важна для продвижения. Можно потратить весь бюджет на рекламу в газете «Пенсионер-садовод», но, если у вас выставка компьютерных игр, то есть шанс получить 0 в списке посетителей. При этом делите аудиторию непосредственно на тех, кто может заработать вместе с вами на вашем мероприятии и тех, на ком это будет зарабатываться. На бизнес-тренингах, выставках есть зрители/посетители, а есть ваши партнеры. И информационное сообщение для них должно быть разное. Кому-то важна площадь экспонирования, кому-то — программа и содержание выступлений, а кому-то — чем будут кормить на кофе-брейке. От того, насколько грамотно и интересно вы сможете завлечь на свое мероприятие посетителей и партнеров напрямую зависит ваш доход или репутационный эффект.

В эту же копилку идет и раздача рекламных материалов. Даже обычная ручка с логотипом вашей компании станет приятным воспоминанием о прошедшем мероприятии. За бесплатный блокнот вас дополнительно обнимут на регистрации, а за действительно полезную вещь типа флешки или пауербанка вам сразу продадут душу с машиной в придачу. На долгосрочный эффект рассчитаны и пост анонсы. Не забывайте о них никогда. Снимайте видео, фотографируйте, берите интервью у участников, требуйте обратную связь. Если в вашей жизни еще есть смысл и это в ней не последнее мероприятие, то расскажите всем, как круто оно прошло — и будет вам счастье на следующий год, когда потенциальные участники будут к вам стучаться даже без всякой рекламы.

И еще раз — Don’t worry, be happy...

Содержание: